(Senior) Management Assistant

Gent, PIA HQ - Gent

Wil je je carrière als Management Assistant een groeiboost geven? Welkom bij PIA Group, de 4de grootste accountancy-, audit- en advisorygroep van België. Onze kracht ligt in een netwerk van 39 lokale kantoren die heel dicht bij ondernemers en zelfstandigen staan. Maar we zijn ook sterk als een landelijke groep. Op ons hoofdkantoor in Gent slaan we de handen in elkaar om de PIA partners maximaal te ondersteunen in IT en digitale tools, administratieve hulp, HR en advisory, en zo als één team samen verder te groeien. Groei jij mee binnen de meest ambitieuze financiële expertengroep van België? 

Jobomschrijving

Je fungeert als rechterhand/assistent van de CEO en COO en ontzorgt hen in verschillende administratieve taken

  • Organiseert, coördineert en plant virtuele meetings, on- en off-site vergaderingen en evenementen in
  • Verzorgt professioneel onthaal bij onsite meetings
  • Onderhoudt contacten met externen, share/stakeholders
  • Beheert agenda’s van de CEO/COO, houdt meetings en tijds(planningen) bij
  • Maakt presentaties in de huisstijl op en bereidt die voor
  • Verwerkt en organiseert inkomende en uitgaande post
  • Ontzorgt in verschillende administratieve verplichtingen
  • Volgt te tekenen documenten op en klasseert ze digitaal, houdt mandaten bij
  • Verwerkt administratief nota’s, rapporten, notulen en mailings en volgt die op
  • Vertaalt allerhande communicatie; verslagen, presentaties,…
  • Stelt communiqués op

Denkt/werkt mee aan het accountancylandschap van morgen

  • Basis projectmanagement, kan uitgebreid worden in overleg
  • Volgt en begeleidt subsidiedossiers mee op
  • Communiceert beslissingen en faciliteert mee de uitrol
  • Bereidt projectvergaderingen, werkgroepen en meeting events voor en woont die bij
  • Is bereid om zich te verplaatsen richting verschillende kantoren binnen de groep (gans Vlaanderen)
  • Bewaakt de voortgang van dossiers en projecten, idem voor tijdsbesteding
  • Neemt deel aan debriefingsvergaderingen van het management en/of afdelingen
  • Volgt actiepunten op
  • Communiceert vlot en treedt in interactie met de collega’s voor wie opdrachten worden uitgevoerd

Streeft naar efficiëntie in timemanagement en planningen

  • Besteedt aandacht aan een efficiënte tijdsbesteding in planning en organisatie van meetings en afspraken
  • Zorgt voor een proactieve communicatie en houdt de vinger aan de pols bij deadlines en projecten
  • Communiceert rond verbetervoorstellen, spoort inefficiënties op en zoekt naar innovatieve methodes
  • Beoordeelt taken op basis van prioriteit en gewicht

Wie ben jij? 

  • Bachelor of Master
  • Beschikt over een doorgedreven kennis van MS Office (Word, Powerpoint, Excel,…)
  • Is communicatief en beschikt over een sterke kennis Nederlands, Frans en Engels zowel gesproken als geschreven
  • Beschikt over een sterk organisatorisch en coördinatievermogen, kan meerdere projecten tegelijkertijd beheren en is flexibel
  • Is analytisch van geest en kan goed om met stressvolle situaties
  • 5-10 jaar ervaring in een soortgelijke rol

Wat mag je van ons verwachten? 

  • Je versterkt een gemotiveerd team op groepsniveau en werkt nauw samen met verschillende interne diensten (HR, Operations, Finance,...)
  • Je gaat aan de slag in een ambitieuze groep in volle groei waar een goede Management Assistant veel nieuwe mogelijkheden vindt.
  • Je krijgt vertrouwen en verantwoordelijkheid. Binnen PIA Group beschouwen we elke schakel in onze organisatie als cruciaal.
  • Je komt terecht in een dynamisch en hecht team, waar “play hard” even belangrijk is als “work hard”.
  • Je ontvangt een méér dan marktconforme verloning aangevuld met heel wat extra legale voordelen, een wagen, thuiswerk en flexibele uurregeling.